Tässä selosteessa kerrotaan, miten Ratko oy käsittelee henkilötietoja. Rekisterinpitäjällä on tietosuoja-asetuksen mukaan velvollisuus informoida selkeällä tavalla rekisteröityjä. Tämä seloste täyttää informointivelvoitteen.
Päivitetty 12.8.2026.
1. Rekisterinpitäjä
Ratko oy
Y-tunnus 3644423-6
Donnerinkatu 11
05800 Hyvinkää
Yhteystiedot rekisteriä koskevissa asioissa
Santeri Leinonen
[email protected]
+358 44 980 7438
Kaikki tässä selosteessa mainitut pyynnöt ja kysymykset osoitetaan tähän osoitteeseen. Vastaamme viimeistään kuukauden kuluessa.
Tietosuojavastaava
Ratko oy ei ole nimittänyt tietosuojavastaavaa. Yritys ei ole viranomainen, sen ydintehtävä ei edellytä rekisteröityjen laajamittaista säännöllistä ja järjestelmällistä seurantaa, eikä se käsittele laajamittaisesti erityisiin henkilötietoryhmiin kuuluvia tietoja. Tietosuoja-asetuksen 37 artiklan mukaiset nimitysperusteet eivät siten täyty.
2. Rekisteröidyt
Rekisterissä ovat seuraavat ryhmät:
- Uutiskirjeen tilaajat — henkilöt, jotka ovat itse tilanneet uutiskirjeen sivuston lomakkeella ja vahvistaneet tilauksen sähköpostitse.
- Asiakkaat — asiakasorganisaatioiden yhteyshenkilöt, joiden kanssa on toimeksianto tai sopimus.
- Potentiaaliset asiakkaat — organisaatioiden yhteyshenkilöt, jotka ovat olleet yhteydessä meihin tai joihin olemme olleet yhteydessä palveluidemme tarjoamiseksi, sekä vaaliehdokkaat, joille olemme tarjonneet kampanjan verkkosivuja.
- Sivuston kävijät — siltä osin kuin teknisiä tietoja käsitellään sivuston toiminnan ja tietoturvan varmistamiseksi.
3. Henkilötietojen käyttötarkoitus
Rekisterin pitämisen peruste
- Uutiskirjeen osalta henkilötietoja käsitellään suostumuksen perusteella (tietosuoja-asetuksen 6 artiklan 1 kohdan a alakohta).
- Asiakkaiden osalta henkilötietoja käsitellään asiakassuhteen ja sopimuksen perusteella (6 artiklan 1 kohdan b alakohta).
- Kirjanpidon osalta käsittely perustuu lakisääteiseen velvoitteeseen (6 artiklan 1 kohdan c alakohta).
- Organisaatioiden edustajiin ja vaaliehdokkaiden kampanjoihin kohdistuvan yhteydenpidon sekä sivuston tietoturvan osalta käsittely perustuu oikeutettuun etuun (6 artiklan 1 kohdan f alakohta).
Henkilötietojen käsittelyn ja rekisterin käyttötarkoitus
Henkilötietoja käsitellään vain ennalta määriteltyihin tarkoituksiin, jotka ovat seuraavat:
- uutiskirjeen lähettäminen ja sen kohdentaminen tilaajan itse valitsemiin aiheisiin
- asiakassuhteen hoitaminen ja toimeksiantojen toteuttaminen
- palveluistamme kertominen ja yhteydenpito
- laskutus ja kirjanpito
- sivuston toiminnan ja tietoturvan varmistaminen
Uutiskirjettä koskeva suostumus kysytään aina erikseen, eikä sen antaminen ole edellytys asiakassuhteelle, maksullisille palveluillemme tai yhteydenotolle. Tekoälyvalmiuden itsearvioinnin laajempi raportti lähetetään uutiskirjeen tilaajille; arvioinnin oman tuloksen näkee ilman tilausta ja ilman yhteystietoja. Tilauksen peruuttaminen ei vaikuta muihin asiakassuhteisiin.
4. Rekisteriin tallennettavat henkilötiedot
Uutiskirjeen tilaajat
- sähköpostiosoite (pakollinen)
- etunimi ja sukunimi (vapaaehtoinen)
- organisaatio (vapaaehtoinen)
- valitut kiinnostuksen kohteet, vähintään yksi neljästä aiheesta
- kieli, jolla lomake oli näkyvissä
- organisaatiotyyppi, jos tilaaja antaa sen tilauksen vahvistamisen jälkeen (vapaaehtoinen)
Suostumusta koskevat tiedot
Suostumuksen antamisesta, vahvistamisesta ja peruuttamisesta tallennetaan erillinen tapahtumaloki, jota ei muuteta jälkikäteen. Jokaisesta tapahtumasta tallennetaan:
- sähköpostiosoite
- mitä aihetta tai tilausta tapahtuma koskee
- tapahtuman laji: pyydetty, vahvistettu vai peruutettu
- aikaleima UTC-aikana
- IP-osoite, josta lomake lähetettiin
- selaimen tunnistetieto (user agent)
- lomakkeen osoite, jolta tilaus tehtiin
- suostumustekstin versio, eli se sanamuoto, joka tilaajalle näytettiin
- kieli
Näiden tietojen ainoa tarkoitus on osoittaa, milloin ja mihin kukin on suostunut. Niitä ei käytetä markkinointiin, kohdentamiseen eikä seurantaan.
Asiakkaat ja potentiaaliset asiakkaat
Nimi, organisaatio, tehtävä, sähköpostiosoite, puhelinnumero, yhteydenpitoa koskevat merkinnät sekä tiedot toimeksiannoista, tarjouksista ja laskutuksesta. Vaaliehdokkaista lisäksi puolue, vaalipiiri ja kotikunta sekä tieto siitä, onko ehdokkaalla toimivaa omaa verkkosivua. Puoluetieto kertoo poliittisesta kannasta, mutta ehdokas on itse saattanut sen julkiseksi (tietosuoja-asetuksen 9 artiklan 2 kohdan e alakohta). Käytämme sitä vain ehdokkuuden todentamiseen ja tilatun sivuston toteuttamiseen.
Sivuston kävijät
Palvelinlokeihin tallentuu tavanomaisia teknisiä tietoja, kuten IP-osoite, aikaleima ja pyydetty osoite.
5. Rekisteröidyn oikeudet
Rekisteröidyllä on seuraavat oikeudet, joiden käyttämistä koskevat pyynnöt tulee tehdä osoitteeseen [email protected]. Tarvittaessa varmistamme pyytäjän henkilöllisyyden ennen tietojen luovuttamista.
Tarkastusoikeus
Rekisteröity voi tarkistaa tallentamamme henkilötiedot. Uutiskirjeen osalta tämä sisältää myös häntä koskevat suostumuslokin rivit.
Oikeus tietojen oikaisemiseen
Rekisteröity voi pyytää oikaisemaan häntä koskevat virheelliset tai puutteelliset tiedot.
Vastustamisoikeus
Rekisteröity voi vastustaa henkilötietojen käsittelyä, mikäli kokee, että henkilötietoja on käsitelty lainvastaisesti.
Suoramarkkinointikielto
Rekisteröidyllä on oikeus kieltää tietojen käyttäminen suoramarkkinointiin. Uutiskirjeen voi peruuttaa jokaisen viestin lopussa olevalla linkillä, ilman perusteluja ja ilman yhteydenottoa. Yksittäisen aiheen voi poistaa peruuttamatta koko tilausta.
Poisto-oikeus
Rekisteröidyllä on oikeus pyytää tietojen poistamista, jos tietojen käsittely ei ole tarpeen. Käsittelemme poistopyynnön, jonka jälkeen joko poistamme tiedot tai ilmoitamme perustellun syyn, miksi tietoja ei voida poistaa.
On huomioitava, että rekisterinpitäjällä voi olla lakisääteinen tai muu oikeus olla poistamatta pyydettyä tietoa. Rekisterinpitäjällä on velvollisuus säilyttää kirjanpitoaineisto kirjanpitolaissa (luku 2, 10 §) määritellyn ajan mukaisesti. Tämän vuoksi kirjanpitoon liittyvää aineistoa ei voida poistaa ennen määräajan umpeutumista.
Suostumuksen peruuttaminen
Jos rekisteröityä koskeva henkilötietojen käsittely perustuu ainoastaan suostumukseen, eikä esimerkiksi asiakkuuteen, voi rekisteröity peruuttaa suostumuksen. Peruuttaminen ei vaikuta ennen sitä tehdyn käsittelyn lainmukaisuuteen. Suostumuslokin merkintä peruuttamisesta säilytetään sen osoittamiseksi, että peruutus on toteutettu.
Rekisteröidyllä on oikeus vaatia, että rajoitamme kiistanalaisten tietojen käsittelyä siksi aikaa, kunnes asia saadaan ratkaistua.
Valitusoikeus
Rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus tietosuojavaltuutetulle, jos hän kokee, että rikomme henkilötietoja käsitellessämme voimassa olevaa tietosuojalainsäädäntöä.
Tietosuojavaltuutetun yhteystiedot: tietosuoja.fi/yhteystiedot
6. Säännönmukaiset tietolähteet
Tiedot saadaan säännönmukaisesti rekisteröidyltä itseltään:
- uutiskirjeen tilauslomakkeelta tällä sivustolla
- sähköpostitse, puhelimitse tai tapaamisissa asiakassuhteen tai sen valmistelun yhteydessä
- tapahtumissa ja messuilla, kun henkilö antaa yhteystietonsa itse
Lisäksi käytämme julkisesti saatavilla olevia lähteitä, kuten organisaatioiden omia verkkosivuja, tunnistaaksemme oikean yhteyshenkilön organisaatiossa. Vaaliehdokkaiden yhteystiedot saamme puolueiden ja niiden yhdistysten, kuntien sekä eduskunnan julkisista ehdokas- ja luottamushenkilöesittelyistä, ja ehdokkaan oman verkkosivun tilan tarkistamme julkisista lähteistä tekoälytyökaluja apuna käyttäen. Tällöin käsittely perustuu oikeutettuun etuun eikä tietoja lisätä uutiskirjelistalle.
Uutiskirjelistalle ei osteta, vuokrata eikä kerätä osoitteita mistään ulkopuolisesta lähteestä. Listalle päätyy vain osoite, jonka haltija on itse tilannut kirjeen ja vahvistanut tilauksen sähköpostitse.
7. Säännönmukaiset tietojen luovutukset
Tietoja ei myydä eikä luovuteta markkinointitarkoituksiin Ratko oy:n ulkopuolelle.
Olemme varmistaneet, että palveluntarjoajamme noudattavat tietosuojalainsäädäntöä. Käytämme säännönmukaisesti seuraavia palveluntarjoajia:
- Hetzner Online GmbH (Saksa / Suomi) — verkkosivuston ja tietokannan palvelinalusta
- Cloudflare, Inc. (Yhdysvallat, palvelimia EU:ssa) — sivuston liikenteen välitys ja suojaus; kävijöiden IP-osoitteet kulkevat palvelun kautta
- Migadu (Sveitsi) — sähköpostipalvelu
- HubSpot, Inc. (Yhdysvallat; tämän tilin tiedot säilytetään EU-konesalissa) — asiakkuudenhallinta sekä uutiskirjeen tilaajarekisteri ja viestien lähetys
- Septimus oy (Suomi) — kirjanpito
Uutiskirjeen tilaajatiedot ovat HubSpotin järjestelmässä. Suostumuksen antamisesta, vahvistamisesta ja peruuttamisesta pidettävä tapahtumaloki säilytetään sen sijaan omalla palvelimellamme, joten suostumuksen osoittaminen ei ole ulkopuolisen palvelun varassa.
Sivusto ei lataa kirjasimia, komentosarjoja eikä muuta aineistoa ulkopuolisilta palvelimilta, joten selaimesi ei ota yhteyttä kolmansiin osapuoliin sivustolla käydessäsi. Sivustolla ei ole mainosverkkoja, sosiaalisen median upotuksia eikä ulkopuolisia analytiikkapalveluita.
Laskemme sivujen avauksia ja painikkeiden napsautuksia omalla palvelimellamme kehittääksemme sivuston sisältöä. Laskureihin ei tallenneta nimeä, sähköpostiosoitetta, IP-osoitetta eikä mitään muutakaan tunnistetta, emmekä tallenna selaimeesi evästeitä tätä varten. Sivusto ei tunnista sinua eikä voi yhdistää käyntejäsi toisiinsa tai tunnistaa sinua uudelleen myöhemmällä käynnillä. IP-osoitettasi käytetään hetkellisesti vain väärinkäytön estoon, tiivistemuodossa, eikä sitä talleteta.
Ajatukseni-sivun videot ovat kuvia, jotka ladataan omalta palvelimeltamme. Kuvan napsauttaminen avaa videon YouTubessa uudessa välilehdessä. Siitä eteenpäin olet YouTuben sivustolla, jossa sovelletaan Googlen omaa tietosuojakäytäntöä; sivustomme ei missään vaiheessa lataa YouTubelta mitään eikä saa tietoa siitä, katsotko videon.
8. Käsittelyn kesto
- Uutiskirjeen tilaajatiedot säilytetään niin kauan kuin tilaus on voimassa. Tilaaja pääsee poistumaan listalta itse jokaisessa lähettämässämme viestissä olevan linkin kautta.
- Suostumusta koskevat lokitiedot säilytetään tilauksen päättymisen jälkeen kolme vuotta osoitusvelvollisuuden täyttämiseksi, minkä jälkeen ne poistetaan.
- Passiiviset tilaajat: jos tilaaja ei ole avannut yhtään viestiä 24 kuukauteen, tilaus päätetään ja tiedot poistetaan.
- Asiakastiedot säilytetään asiakassuhteen ajan ja sen jälkeen niin kauan kuin se on tarpeen sopimusvelvoitteiden tai vastuiden vuoksi.
- Vaaliehdokkaiden yhteystiedot poistetaan viimeistään 30.6.2027, ellei ehdokkaasta ole tullut asiakasta. Jos ehdokas kieltää yhteydenotot, säilytämme vain tiedon kiellosta, jotta emme ota häneen uudelleen yhteyttä.
- Kirjanpitoaineisto säilytetään kirjanpitolain edellyttämän ajan.
- Itsearvioinnin vastaukset säilytetään toistaiseksi nimettöminä vertailuaineistona. Riville ei tallenneta nimeä, sähköpostiosoitetta eikä IP-osoitetta, joten yksittäistä vastaajaa ei voi tunnistaa siitä.
- Itsearvioinnissa annettua sähköpostiosoitetta ei tallenneta arviointitietoihin lainkaan. Jos vastaaja tilaa uutiskirjeen tai pyytää yhteydenottoa, osoite tallentuu asiakkuudenhallintaan, jolloin siihen soveltuvat tämän kohdan muut säilytysajat.
- Sivuston käyttöä koskevat tilastotiedot säilytetään tuntitasolla 14 kuukautta, minkä jälkeen ne tiivistetään kuukausitason lukumääriksi. Tiedot eivät sisällä tunnisteita, joilla yksittäinen kävijä voitaisiin tunnistaa.
- Palvelinlokit säilytetään 90 vuorokautta.
9. Henkilötietojen käsittelijät
Henkilötietoja käsittelee Ratko oy:ssä Santeri Leinonen. Yrityksellä ei ole muita työntekijöitä.
Käsittelyä on osittain ulkoistettu kohdassa 7 luetelluille palveluntarjoajille. Ulkoistuksissa takaamme sopimusjärjestelyin, että henkilötietoja käsitellään voimassa olevan tietosuojalainsäädännön mukaisesti ja muutoin asianmukaisesti.
Pääsy tilaaja- ja asiakastietoihin on rajattu nimettyihin tunnuksiin. Yhteydet sivustolle ja hallintapaneeliin ovat salattuja (TLS), hallintapaneelin käyttö on rajoitettu, tilaajarekisteri on erotettu julkisen sivuston tietokannasta, ja tiedoista otetaan säännölliset varmuuskopiot.
10. Tietojen siirto EU:n ulkopuolelle
Henkilötiedot säilytetään EU:n alueella: verkkosivusto ja tilaajarekisteri Saksassa, uutiskirjeen lähetys Ruotsissa. Sähköpostipalvelu sijaitsee Sveitsissä, jonka tietosuojan tason Euroopan komissio on todennut riittäväksi.
Sivuston liikenne kulkee Cloudflaren suojauspalvelun kautta. Yhtiön emoyhtiö sijaitsee Yhdysvalloissa, joten kävijän IP-osoitetta voidaan tässä yhteydessä käsitellä EU:n ulkopuolella.
Kun tietoja siirretään EU:n tai ETA:n ulkopuolelle, huolehdimme henkilötietojen suojan riittävästä tasosta muun muassa sopimalla henkilötietojen luottamuksellisuuteen ja käsittelyyn liittyvistä asioista lainsäädännön edellyttämällä tavalla.
11. Automaattinen päätöksenteko ja profilointi
Emme tee automaattista päätöksentekoa, jolla olisi rekisteröityä koskevia oikeusvaikutuksia tai muita vastaavalla tavalla merkittäviä vaikutuksia. Uutiskirje kohdennetaan niihin aiheisiin, jotka tilaaja on itse valinnut tilauslomakkeella. Tekoälyvalmiuden itsearviointi laskee vastauksista automaattisesti neljä osa-aluekohtaista pistemäärää. Jos vastaaja pyytää asiantuntijan yhteydenottoa, tulos tallentuu hänen yhteystietoihinsa, jotta yhteydenotto koskisi juuri hänen vastauksiaan; muutoin tulosta ei yhdistetä vastaajan yhteystietoihin. Kyse on vastaajan itse antamien vastausten laskennasta, ei hänen ominaisuuksiensa arvioinnista ulkopuolisista lähteistä.